Юрист в Киеве
ЮРИСТ ДЛЯ БИЗНЕСА
Юридические услуги | Киев
Публикации на правовую тематику
+38 (066) 827-64-17
Пн-Пт с 9:00 до 18:00
Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

  • Только качественные юридические услуги !
  • Главная
  • Статьи
  • Электронный документооборот - зачем нужен и его преимущества

Электронный документооборот - зачем нужен и его преимущества

электронный документооборот

Мировые тенденции сохранения окружающей среды, желание уменьшить риски и увеличить доступность и оперативность получения информации все чаще побуждают бизнес переходить на более экологичный и юридически защищённый уровень обмена данными и документами - электронный.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

Электронный документооборот - это оптимизатор бизнес-процессов любой компании.

Зачем электронный документооборот вводить на предприятии? Такой шаг необходим, прежде всего, для обеспечения стабильности, скорости обмена и гарантии получения подписанных договоров и первичных бухгалтерских документов быстро и главное легко.

Статус квалифицированной электронной подписи определен Законом Украины «Об электронных доверительных услугах», где в ч. 4 ст. 18 законодателем установлено, что квалифицированная электронная подпись или простыми словами «КЭП» по юридической силе является такой как и собственноручная подпись, и имеет презюмированное соответствие собственноручной подписи.

Преимущества электронного документооборота

Прежде чем принимать решение о переходе компании на такую форму обмена документами надо оценить преимущества, которые имеет система электронного документооборота по сравнению с привычным обменом бумажными документами.

Среди преимуществ электронного документооборота можно выделить следующие:

  • Экономия – сбережение денежных, человеческих и материальных ресурсов на печать и отправку документов.
  • Скорость - обмен оригиналами подписанных договоров, первичных документов и любых других в течение 3 минут.
  • Безопасность - обмен документами происходит в зашифрованном виде с использованием квалифицированной электронной подписи.
  • Эффективность – оптимизация использования временных ресурсов.
  • Мобильность – документы создаются и хранятся в электронном виде, что позволяет заключать сделки, физически находясь в любой точке планеты, в режиме онлайн.
  • Правовая определенность – статус электронного документа закреплен Директивами ЕС и национальным законодательством, что позволяет компаниям безопасно внедрять его в своей работе.

Понятие электронного документа. Как создавать и как обмениваться электронными документами?

электронный документ

Обмен электронными документами происходит в зашифрованном виде и обеспечивается через одну из следующих программ: M.E.Doc, СОТА, FlyDoc, FREDO, API.ПТАХ. Все эти программы предназначены для создания и обмена любыми документами в электронном виде с использованием квалифицированной цифровой подписи, выданной АЦСК "Украина".

То есть, для создания электронного документа нужно иметь одну из указанных программ и электронную цифровую подпись. Для подписания документов вы можете использовать подпись, которой подтверждаете налоговую отчетность перед ее отправкой или в электронном кабинете, или в одной из перечисленных выше программ. С момента наложения на документ КЭП такой документ приобретает юридическую силу и статус электронного.

Что стоит на пути внедрения электронного документооборота?

С правовой точки зрения все выглядит очень прозрачно, безопасно и эффективно. Возникает вопрос: Почему украинские компании не используют этот механизм на практике?

Основные препятствия к полному внедрению электронного документооборота:

  1. нежелание работников внедрять новые механизмы в работе;
  2. привычка подписывать документы в обычном старом режиме;
  3. страх, что такие документы не будут приняты налоговиками.

Только представьте, что в XXI веке департаменты компаний тратят недели на то, чтобы обработать и согласовать документ, обменяться служебными письмами и согласовать подписание, время на «выбивание» документов, время на восстановление утраченных оригиналов и т.д.

Таким образом, ЭДО (электронный документооборот) - это неоценимый шаг вперед для бизнеса, позволяющий защититься от несанкционированного вмешательства и сохранить материальные и временные ресурсы.

Для того, чтобы мы могли качественно предоставить Вам услуги, а Вам было комфортно пользоваться сайтом, мы используем cookies, которые сохраняются на Вашем компьютере. Нажимая СОГЛАСЕН, Вы подтверждаете то, что Вы проинформированы об использовании cookies на нашем сайте. Отключить cookies Вы можете в настройках своего браузера.
Согласен
logo
ЮРИСТ ДЛЯ БИЗНЕСА
Юридические услуги (Киев)
Публикации на правовую тематику
©   2018 - 2020