Юрист в Киеве
ЮРИСТ ДЛЯ БИЗНЕСА
Юридические услуги | Киев
Публикации на правовую тематику
+38 (066) 827-64-17
Пн-Пт с 9:00 до 18:00
Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

  • Только качественные юридические услуги !
  • Главная
  • Статьи
  • Электронный документооборот - зачем нужен и его преимущества

Электронный документооборот - зачем нужен и его преимущества

электронный документооборот

Мировые тенденции сохранения окружающей среды, желание уменьшить риски и увеличить доступность и оперативность получения информации все чаще побуждают бизнес переходить на более экологичный и юридически защищённый уровень обмена данными и документами - электронный.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

Электронный документооборот - это оптимизатор бизнес-процессов любой компании.

Зачем электронный документооборот вводить на предприятии? Такой шаг необходим, прежде всего, для обеспечения стабильности, скорости обмена и гарантии получения подписанных договоров и первичных бухгалтерских документов быстро и главное легко.

Статус квалифицированной электронной подписи определен Законом Украины «Об электронных доверительных услугах», где в ч. 4 ст. 18 законодателем установлено, что квалифицированная электронная подпись или простыми словами «КЭП» по юридической силе является такой как и собственноручная подпись, и имеет презюмированное соответствие собственноручной подписи.

Преимущества электронного документооборота

Прежде чем принимать решение о переходе компании на такую форму обмена документами надо оценить преимущества, которые имеет система электронного документооборота по сравнению с привычным обменом бумажными документами.

Среди преимуществ электронного документооборота можно выделить следующие:

  • Экономия – сбережение денежных, человеческих и материальных ресурсов на печать и отправку документов.
  • Скорость - обмен оригиналами подписанных договоров, первичных документов и любых других в течение 3 минут.
  • Безопасность - обмен документами происходит в зашифрованном виде с использованием квалифицированной электронной подписи.
  • Эффективность – оптимизация использования временных ресурсов.
  • Мобильность – документы создаются и хранятся в электронном виде, что позволяет заключать сделки, физически находясь в любой точке планеты, в режиме онлайн.
  • Правовая определенность – статус электронного документа закреплен Директивами ЕС и национальным законодательством, что позволяет компаниям безопасно внедрять его в своей работе.

Понятие электронного документа. Как создавать и как обмениваться электронными документами?

электронный документ

Обмен электронными документами происходит в зашифрованном виде и обеспечивается через одну из следующих программ: M.E.Doc, СОТА, FlyDoc, FREDO, API.ПТАХ. Все эти программы предназначены для создания и обмена любыми документами в электронном виде с использованием квалифицированной цифровой подписи, выданной АЦСК "Украина".

То есть, для создания электронного документа нужно иметь одну из указанных программ и электронную цифровую подпись. Для подписания документов вы можете использовать подпись, которой подтверждаете налоговую отчетность перед ее отправкой или в электронном кабинете, или в одной из перечисленных выше программ. С момента наложения на документ КЭП такой документ приобретает юридическую силу и статус электронного.

Что стоит на пути внедрения электронного документооборота?

С правовой точки зрения все выглядит очень прозрачно, безопасно и эффективно. Возникает вопрос: Почему украинские компании не используют этот механизм на практике?

Основные препятствия к полному внедрению электронного документооборота:

  1. нежелание работников внедрять новые механизмы в работе;
  2. привычка подписывать документы в обычном старом режиме;
  3. страх, что такие документы не будут приняты налоговиками.

Только представьте, что в XXI веке департаменты компаний тратят недели на то, чтобы обработать и согласовать документ, обменяться служебными письмами и согласовать подписание, время на «выбивание» документов, время на восстановление утраченных оригиналов и т.д.

Таким образом, ЭДО (электронный документооборот) - это неоценимый шаг вперед для бизнеса, позволяющий защититься от несанкционированного вмешательства и сохранить материальные и временные ресурсы.

logo
ЮРИСТ ДЛЯ БИЗНЕСА
Юридические услуги (Киев)
Публикации на правовую тематику
©   2018 - 2020