Світові тенденції щодо збереження навколишнього середовища, бажання зменшити ризики та збільшити доступність і оперативність отримання інформації все частіше спонукають бізнес переходити на більш екологічний та юридично захищений рівень обміну даними та документами - електронний.
Що таке електронний документообіг і навіщо він потрібен
Електронний документообіг – це оптимізатор бізнес-процесів будь-якої компанії.
Навіщо електронний документообіг запроваджувати на підприємстві? Такий крок необхідний, перш за все, для забезпечення стабільності, швидкості обміну та гарантії отримання підписаних договорів та первинних бухгалтерських документів швидко та головне легко.
Статус кваліфікованого електронного підпису визначений Законом України «Про електронні довірчі послуги», де в ч. 4 ст. 18 законотворцем встановлено, що кваліфікований електронний підпис або простими словами «КЕП» за юридичною силою є таким як і власноручний підпис, та має презюмовану відповідність власноручному підпису.
Переваги електронного документообігу
Перш ніж приймати рішення про перехід компанії на таку форму обміну документами треба оцінити переваги, які має система електронного документообігу у порівнянні зі звичним обміном паперовими документами.
Серед переваг електронного документообігу можна виділити наступні:
- Економія – заощадження грошових, людських та матеріальних ресурсів на друк та відправку документів.
- Швидкість - обмін оригіналами підписаних договорів, первинних документів та будь-яких інших протягом 3 хвилин.
- Безпечність - обмін документами відбувається у зашифрованому вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису.
- Ефективність – оптимізація використання часових ресурсів.
- Мобільність – документи створюються і зберігаються в електронному вигляді, що дозволяє укладати угоди фізично знаходячись в будь-якому кутку планети в режимі онлайн.
- Правова визначеність – статус електронного документа закріплений Директивами ЄС та національним законодавством, що дозволяє компаніям безпечно впроваджувати його в своїй роботі.
Поняття електронного документа. Як створювати та як обмінюватися електронними документами?
Обмін електронними документами відбувається в зашифрованому вигляді та забезпечується через одну з таких програм: M.E.Doc, СОТА, FlyDoc, FREDO, API.ПТАХ. Всi ці програми призначені для створення та обміну будь-якими документами в електронному вигляді з використанням кваліфікованого цифрового підпису, виданого АЦСК "Україна".
Тобто для створення електронного документу потрібно мати одну із вказаних програм та електронний цифровий підпис. Для підписання документів ви можете використовувати підпис, яким засвідчуєте податкову звітність перед її відправкою або в електронному кабінеті, або в одній із перелічених вище програм. З моменту накладання на документ КЕП такий документ набуває юридичної сили та статусу електронного.
Що стоїть на шляху до впровадження електронного документообігу?
З правової точки зору все виглядає дуже прозоро, безпечно та ефективно. Постає питання: Чому українські компанії не використовують цей механізм на практиці?
Основні перепони до повного впровадження електронного документообігу:
- небажання працівників впроваджувати нові механізми в роботі;
- звичка підписувати документи у звичному старому режимі;
- страх, що такі документи не будуть прийняті податківцями.
Тільки уявіть, що в ХХІ сторіччі департаменти компаній витрачають тижні на те, щоб опрацювати та узгодити документ, обмінятися службовими листами та погодити підписання, час на "вибивання" документів, час на відновлення втрачених оригіналів тощо.
Таким чином, ЕДО (електронний документообіг) - це неоцінений крок вперед для бізнесу, що дозволяє захиститися від несанкціонованого втручання та зберегти матеріальні та часові ресурси.